Để viết một email phản hồi bằng tiếng Anh một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, bạn cần chú trọng đến cấu trúc rõ ràng, ngôn ngữ lịch sự và thông tin đầy đủ. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:
Cấu trúc cơ bản của một email phản hồi chuyên nghiệp:
1. Chủ đề (Subject Line):
- Giữ nguyên chủ đề gốc và thêm “Re:” ở đầu (hầu hết các trình duyệt email tự động làm điều này).
- Nếu cần làm rõ hơn, bạn có thể sửa đổi một chút, ví dụ: “Re: [Original Subject] – Clarification” hoặc “Re: [Original Subject] – Information Attached”.
2. Lời chào (Salutation):
- Trang trọng: “Dear Mr./Ms./Dr. [Last Name],” (Ví dụ: “Dear Ms. Smith,”)
- Ít trang trọng hơn (nếu đã có mối quan hệ): “Hi [First Name],” (Ví dụ: “Hi John,”)
- Nếu không biết tên người nhận cụ thể: “Dear [Team Name/Department],” (Ví dụ: “Dear Hiring Team,”) hoặc “To Whom It May Concern,” (ít dùng hơn).
3. Mở đầu (Opening):
- Cảm ơn người gửi đã liên hệ hoặc cung cấp thông tin.
- Ví dụ:
- “Thank you for your email regarding [topic].”
- “Thanks for reaching out.”
- “I hope this email finds you well.” (Nếu là email đầu tiên trong ngày hoặc sau một thời gian)
- “Following up on your previous email…”
4. Nội dung chính (Body):
- Trả lời trực tiếp: Đi thẳng vào vấn đề hoặc câu hỏi mà người gửi đã nêu. Sử dụng các đoạn văn ngắn, rõ ràng.
- Cung cấp thông tin: Đưa ra thông tin, giải thích hoặc câu trả lời một cách mạch lạc.
- “Regarding your question about [specific point], …”
- “To answer your query concerning [specific point], …”
- “Please find the requested information below/attached.”
- Nếu cần thêm thời gian:
- “I will look into this and get back to you by [date/time].”
- “Please allow me some time to gather the information. I will respond by [date].”
- Nếu không thể giúp:
- “Unfortunately, I am unable to assist with this matter directly. However, I can suggest you contact [Name/Department] at [email/phone].”
5. Hành động tiếp theo (Closing Action/Next Steps – nếu có):
- Nêu rõ những gì bạn sẽ làm hoặc những gì bạn mong đợi người nhận làm.
- Ví dụ:
- “Please let me know if you have any further questions.”
- “I look forward to hearing from you soon.”
- “Could you please provide [specific information]?”
- “I will send you the report by end of day.”
6. Lời kết (Closing):
- Trang trọng: “Sincerely,” “Yours sincerely,” (nếu bắt đầu bằng “Dear Mr./Ms. [Last Name],”)
- Phổ biến và chuyên nghiệp: “Best regards,” “Kind regards,” “Regards,”
- Ít trang trọng hơn: “Thanks,” “Best,” (dùng với người quen)
7. Chữ ký (Signature):
- Tên đầy đủ của bạn
- Chức danh (nếu có)
- Tên công ty (nếu có)
- Thông tin liên hệ khác (số điện thoại, website – tùy chọn)
Những lưu ý quan trọng khi viết email phản hồi:
- Phản hồi kịp thời: Cố gắng trả lời trong vòng 24-48 giờ làm việc. Nếu cần thêm thời gian, hãy gửi một email ngắn thông báo.
- Rõ ràng và súc tích: Đi thẳng vào vấn đề, tránh lan man. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu.
- Giọng điệu chuyên nghiệp: Duy trì thái độ lịch sự, tôn trọng ngay cả khi phản hồi về một vấn đề tiêu cực.
- Kiểm tra kỹ lỗi chính tả và ngữ pháp: Sử dụng công cụ kiểm tra hoặc nhờ người khác đọc lại trước khi gửi.
- Trả lời tất cả các câu hỏi: Đảm bảo bạn đã giải quyết tất cả các điểm mà người gửi nêu ra.
- Kiểm tra tệp đính kèm (Attachments): Nếu bạn đề cập đến tệp đính kèm, hãy chắc chắn rằng bạn đã đính kèm chúng.
- Cụ thể và chi tiết (khi cần): Cung cấp đủ thông tin để người nhận hiểu rõ vấn đề và không cần phải hỏi lại nhiều lần.
- Sử dụng định dạng phù hợp: Dùng bullet points (gạch đầu dòng) hoặc numbered lists (danh sách có số) để trình bày thông tin phức tạp một cách dễ theo dõi.
Bằng cách tuân theo những hướng dẫn này, bạn có thể viết những email phản hồi bằng tiếng Anh một cách chuyên nghiệp, hiệu quả và tạo ấn tượng tốt với người nhận.
