Tiếng Anh chuyên ngành xuất nhập khẩu đóng vai trò then chốt trong thương mại quốc tế. Nắm vững thuật ngữ và kỹ năng giao tiếp tiếng Anh giúp quá trình giao dịch diễn ra suôn sẻ, hiệu quả và chuyên nghiệp.
Thuật ngữ then chốt (Key Terminology)
Nắm vững các thuật ngữ sau là nền tảng quan trọng:
- Về Giao nhận & Vận tải (Logistics & Transportation):
- Bill of Lading (B/L): Vận đơn đường biển
- Air Waybill (AWB): Vận đơn hàng không
- Port of Loading (POL): Cảng xếp hàng
- Port of Discharge (POD): Cảng dỡ hàng
- Estimated Time of Departure (ETD): Thời gian dự kiến tàu/máy bay khởi hành
- Estimated Time of Arrival (ETA): Thời gian dự kiến tàu/máy bay đến
- Freight: Cước vận chuyển
- Demurrage (DEM): Phí lưu container tại cảng (quá thời gian miễn phí)
- Detention (DET): Phí lưu container tại kho riêng (quá thời gian miễn phí)
- Shipment/Consignment: Lô hàng
- Carrier: Hãng vận tải
- Forwarder (Freight Forwarder): Người giao nhận vận tải
- Về Thanh toán & Tài chính (Payment & Finance):
- Letter of Credit (L/C): Tín dụng thư
- Telegraphic Transfer (T/T): Chuyển tiền bằng điện
- Invoice (Commercial Invoice): Hóa đơn thương mại
- Proforma Invoice: Hóa đơn chiếu lệ
- Down payment: Thanh toán trả trước
- Balance payment: Thanh toán phần còn lại
- Currency: Tiền tệ (USD, EUR, JPY…)
- Về Chứng từ (Documents):
- Certificate of Origin (C/O): Giấy chứng nhận xuất xứ
- Packing List (P/L): Phiếu đóng gói chi tiết hàng hóa
- Sales Contract/Purchase Contract: Hợp đồng mua bán
- Purchase Order (PO): Đơn đặt hàng
- Quotation: Báo giá
- Insurance Policy/Certificate: Đơn bảo hiểm/Giấy chứng nhận bảo hiểm
- Về Điều kiện thương mại (Trade Terms – Incoterms):
- EXW (Ex Works): Giao hàng tại xưởng
- FOB (Free On Board): Giao hàng trên tàu
- CIF (Cost, Insurance and Freight): Tiền hàng, bảo hiểm và cước tàu
- CFR (Cost and Freight): Tiền hàng và cước tàu
- DAP (Delivered at Place): Giao hàng tại nơi đến
- DDP (Delivered Duty Paid): Giao hàng đã thông quan nhập khẩu
Kỹ năng giao tiếp cốt lõi (Core Communication Skills)
- Viết email chuyên nghiệp: Soạn thảo thư hỏi hàng (Inquiry), báo giá (Quotation), xác nhận đơn hàng (Order Confirmation), thông báo lịch tàu (Shipping advice), cập nhật tình trạng lô hàng (Shipment Update), giải quyết vấn đề (Problem Solving). Cần chú ý cấu trúc rõ ràng, ngôn ngữ lịch sự, chính xác.
Ví dụ cấu trúc email cơ bản:
- Subject: Tiêu đề rõ ràng (e.g., Inquiry for Product XYZ – Company ABC)
- Salutation: Chào hỏi (e.g., Dear Mr./Ms. [Last Name],)
- Opening: Giới thiệu/Nêu mục đích (e.g., We are writing to inquire about…)
- Body: Nội dung chính, chi tiết (e.g., Could you please provide us with your latest catalog and price list for…?)
- Closing: Lời kêu gọi hành động/Mong đợi (e.g., We look forward to your prompt reply.)
- Sign-off: Kết thư (e.g., Best regards, / Sincerely,)
- Signature: Tên, chức danh, công ty, thông tin liên hệ.
- Giao tiếp qua điện thoại: Trao đổi nhanh thông tin, làm rõ các điểm chưa hiểu, xác nhận thông tin khẩn cấp. Cần luyện nghe hiểu và phản xạ nhanh với các giọng Anh khác nhau.
- Đàm phán (Negotiation): Thương lượng về giá cả (price), số lượng (quantity), điều khoản giao hàng (delivery terms), điều khoản thanh toán (payment terms). Yêu cầu vốn từ vựng phong phú và kỹ năng thuyết phục.
Các mẫu câu thường dùng (Common Phrases)
- Hỏi hàng: “We are interested in importing…” / “Could you please send us your quotation for…?”
- Báo giá: “Our price for [product] is [amount] [currency] per unit [Incoterm].” / “This quotation is valid for [number] days.”
- Đặt hàng: “We would like to place an order for…” / “Please find attached our Purchase Order No. …”
- Xác nhận đơn hàng: “We confirm receipt of your order…” / “Your order is being processed.”
- Thảo luận giao hàng: “What is the earliest shipping date?” / “The ETD is [date] and ETA is [date].”
- Thanh toán: “Payment will be made by L/C at sight.” / “We have effected the T/T payment today.”
- Khiếu nại/Giải quyết vấn đề: “We regret to inform you that the goods arrived damaged.” / “We are looking into this matter and will get back to you soon.”
Bí quyết nâng cao tiếng Anh xuất nhập khẩu
- Tập trung vào từ vựng chuyên ngành: Tạo danh sách từ vựng theo chủ đề (vận tải, thanh toán, chứng từ) và ôn luyện thường xuyên bằng flashcards hoặc ứng dụng.
- Đọc tài liệu thực tế: Nghiên cứu các hợp đồng mẫu, B/L, C/O, email giao dịch thực tế bằng tiếng Anh.
- Thực hành giao tiếp thường xuyên: Luyện viết email, tham gia các diễn đàn chuyên ngành, hoặc thực hành nói với đồng nghiệp/bạn bè.
- Nắm vững Incoterms: Hiểu rõ trách nhiệm và chi phí của mỗi bên trong từng điều kiện Incoterms.
- Tham gia khóa học hoặc sử dụng tài liệu chuyên sâu: Có nhiều nguồn tài liệu và khóa học tập trung vào tiếng Anh cho ngành xuất nhập khẩu.
Đầu tư vào việc trau dồi tiếng Anh xuất nhập khẩu là một bước đi chiến lược, giúp cá nhân và doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, giảm thiểu rủi ro và mở rộng cơ hội hợp tác trên thị trường toàn cầu.
